Belasting, help: hoe zet je als beginnend freelancer je boekhouding op?

Vijf jaar geleden ging ik samen met mijn vader naar de Kamer van Koophandel om me daar in te schrijven als freelance journalist. Ik was net ontslagen als winkelmedewerker bij de Action (ik was met mijn negentien jaar te oud) en dacht: dan word ik nu journalist. Ik had eigenlijk nog geen opdrachtgevers, maar wilde het avontuur aangaan. Tien minuten later stond ik vol trots en vijftig euro lichter (want zo’n inschrijving kost nog geld ook) weer buiten. We kochten daarna een laptop, want die kon ik nu van de belasting aftrekken en dan zou het freelancejournalistenleven beginnen.
Maar ja. En dán. Ik moest ook een boekhouding bij gaan houden, maar hoe doe je dat?

Facturen nummeren

Volgens financieel coach Robert van Deursen, die voornamelijk mensen uit de creatieve beroepspraktijk bijstaat (en een cursus over boekhouden geeft), is het belangrijk om je facturen op orde te hebben. ‘Die moeten aan een aantal regels voldoen’, vertelt hij. ‘Zo moet je bedrijfsnaam erop staan, je eigen adres, de datum, het bedrag, enzovoort. Maar vooral het factuurnummer is gruwelijk belangrijk, vooral als je controle krijgt van de belasting. Facturen moet je in je administratie weer snel kunnen vinden én goed bewaren.’ Elk factuur moet een opvolgend nummer hebben. Zo kun je vanaf nummer 1 beginnen en doortellen, maar zijn er ook journalisten die ieder jaar opnieuw beginnen met factuurnummers. Bijvoorbeeld: 2019-23 (jaartal – factuurnummer).
Voor het opzetten van je boekhouding kun je verschillende programma’s gebruiken. Veel ZZP’ers gebruiken een Excelsheet (waarin ze bijvoorbeeld de tabbladen Inkomsten, Uitgaven, Investeringen, Urenadministratie en Reiskosten aanmaken) of houden hun boekhouding bij door middel van een speciaal boekhoudprogramma. Bekende programma’s zijn Moneybird, E-boekhouden.nl en SnelStart.

Allerlei soorten aftrek

Als ondernemer heb je recht op verschillende financiële voordelen. Petra Oudhoff, jurist bij de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ): ‘Als je in een jaar minimaal 1225 uur voor je eigen bedrijf hebt gewerkt (dat zijn ruim drie volle werkdagen per week, red.), heb je recht op de zelfstandigen- en startersaftrek. Dat zijn aftrekposten die je kunt gebruiken tijdens het doen van je aangifte inkomstenbelasting, die je ieder jaar voor 1 mei moet hebben gedaan – tenzij je uitstel hebt aangevraagd.’

De zelfstandigenaftrek is echt bedoeld voor mensen die als ondernemer in het leven staan

De startersaftrek kun je inzetten in de eerste vijf jaar dat je ondernemer bent. Dat mag maximaal drie keer. Het kan je een hoop geld schelen: in 2019 mocht je daardoor 2.123 euro aftrekken. De zelfstandigenaftrek mag je, mits je die 1225 uur haalt, ieder jaar gebruiken en daardoor kun je weer 7.280 euro aftrekken.
‘Maar wat veel mensen vergeten, is dat je na vijf jaar meer uren moet besteden aan je eigen bedrijf dan in loondienst, anders heb je geen recht meer op de zelfstandigenaftrek’, voegt Don Kaspers toe, boekhouder bij Kees de Boekhouder, een bedrijf waar veel journalisten hun administratie laten doen. ‘De aftrek is echt bedoeld voor mensen die als ondernemer in het leven staan.’

Investeren

Ik was zo slim om na mijn inschrijving bij de Kamer van Koophandel een laptop aan te schaffen, maar: welke aankopen kun je nu nog meer als journalist van de belasting aftrekken? Als timmerman kun je een dure zaag kopen om de winst – en dus je te betalen belasting – te drukken, maar als journalist heb je maar weinig materialen nodig, verzucht ik tegenover Kaspers. Veel verder dan vakliteratuur, notitieblokken, OV-kosten en pennen kom ik niet.
‘Wat veel mensen vergeten, is dat je ook de reiskosten die je op de fiets maakt, mag aftrekken. Per kilometer is dat 19 cent. Of je geeft de kosten van je fiets op bij de belasting. Verder mag je als je vanuit huis werkt in de meeste gevallen niet je woonlasten aftrekken, maar natuurlijk wel de kosten van een gehuurd kantoor. Ook kun je een deel van je telefoonrekening aftrekken. Maar dat jij als journalist die dure zaag niet hoeft te kopen, is juist superfijn. Want uiteindelijk is dat geld wel gewoon weg.’
Volgens Van Deursen kun je best investeringen of uitgaven doen om je kosten te drukken. ‘Tijdens mijn workshops leer ik journalisten het aangifteprogramma van de Belastingdienst van vorig jaar te gebruiken om een redelijke inschatting te maken van de verwachte belasting van het huidige jaar. Als je ‘m op 1 oktober invult, kun je het beste inschatten wat je jaaromzet zal zijn en of je nog maatregelen moet nemen. Dan is het natuurlijk leuker om je geld uit te geven aan een reis naar Boedapest voor die ene documentaire die je al jaren wilt maken, dan dat het naar de Belastingdienst gaat.’

Btw afdragen als journalist?

Naast de jaarlijkse inkomstenbelasting, moet je als ondernemer ook omzetbelasting oftewel bw betalen. Je kunt zelf bepalen hoe vaak je die opgeeft – dat moet je natuurlijk wel met de Belastingdienst afstemmen – maar de drie financiële professionals zijn het er wel over eens dat per kwartaal het slimst is, omdat je regelmatig ziet hoe je er financieel voorstaat.

Wat precies geldt als journalistiek werk – en dus vrijgesteld is van btw – is een grijs gebied

Journalistiek werk is vrijgesteld van btw, voegt Oudhoff toe. ‘Maar wát dan precies journalistiek is, is een grijs gebied. Ik houd altijd aan dat je aan een journalistiek product moet werken. Doe je bijvoorbeeld eindredactie voor een krant of schrijf je stukken voor RTL Nieuws, dan ben je vrijgesteld. Fotojournalisten moeten altijd btw betalen.’ Doe je commercieel werk, zoals schrijven voor een reclamefolder, dan moet je 21 procent btw rekenen. Commercieel werk valt namelijk niet onder de vrijstelling.
Die btw moet je afdragen aan de Belastingdienst, tenzij je totale btw-bedrag onder de  1.345 euro valt. Dit moet je wel opgeven voor de inkomstenbelasting, maar mag je lekker houden. Nou ja, tot 1 januari 2020 dan, vult Kaspers aan. Want de kleineondernemersregeling, zoals dit trucje heet, wordt gemoderniseerd. ‘Is je jaaromzet lager dan 20.000 euro, dan word je vrijgesteld van je btw-plicht.’ Voor deze nieuwe regeling moet je je wel apart aanmelden bij de Belastingdienst.

Extra tips

Tot slot heeft Van Deursen nog een aantal gouden tips voor starters. ‘Bewaar je bonnetjes goed. Niet ze vast aan een A4’tje, nummer ze en scan die A4’tjes aan het einde van het jaar in. Vaak vervagen de teksten op je bonnetjes, dus dan is het handig om ze op je computer te hebben. Download ook alle mutaties op je bankrekening en sla die op, want officieel moet je die ook aan je administratie toevoegen. Zorg ervoor dat alles zo geordend en inzichtelijk mogelijk is. Daardoor heb je zelf ook beter op een rij hoe je bedrijf ervoor staat én kun je een kopje koffie gaan drinken met de toezichthouder van de Belastingdienst. Want als ze je komen controleren, zijn ze waarschijnlijk binnen vijf minuten klaar.’

Lees ook:

Sparen voor je pensioen, hoe doe je dat als freelance journalist?
Broodfonds of aov: hoe kun je je als freelancer het beste verzekeren?