Privacyverklaring

Download privacybeleid en -reglement

Versie 7 – 27 maart 2024

Deze privacyverklaring is van toepassing op het Stimuleringsfonds voor de Journalistiek (hierna: het Stimuleringsfonds).

Het Stimuleringsfonds hecht veel waarde aan uw privacy. Hieronder wordt uitgelegd welke persoonsgegevens zij verzamelt, voor welke doelen, hoe zij de gegevens verkrijgt, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die met u in verband kunnen worden gebracht. U deelt persoonsgegevens met het Stimuleringsfonds als zij u een dienst verleent, als u contact met ons hebt of werkzaam bij ons bent. Tijdens een bezoek aan de website van het Stimuleringsfonds deelt u soms persoonsgegevens met ons. Bijvoorbeeld als u een webformulier invult.

Waarvoor gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens?

  • Adviseur adviescommissie: indien u werkzaamheden verricht als lid van de poule van adviseurs van het Stimuleringsfonds, gebruikt zij uw persoonsgegevens voor:
    • uw benoeming;
    • het uitbetalen van onkostenvergoedingen en vacatiegeld;
    • het aanschaffen en gebruik van een Microsoft licentie en/of andere softwareapplicaties.
  • (Begeleidings)programma’s: Indien u deelneemt aan een (begeleidings)programma, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om uw identiteit vast te kunnen stellen, contact te onderhouden, om u juist te kunnen adresseren en evt. om uw toegang tot het programma te kunnen beoordelen.
  • Evenementen: Indien u zich aanmeldt voor een van de evenementen van het Stimuleringsfonds, worden uw gegevens gebruikt om uw identiteit vast te kunnen stellen, voor beveiligings- en organisatorische doeleinden in de voorbereiding van en tijdens het evenement, u uw toegangsbewijs/-bewijzen toe te zenden en om u juist te kunnen adresseren. Het is mogelijk dat uw gegevens met andere aanwezigen worden gedeeld door middel van een gastenlijst, zolang u hier nadrukkelijk toestemming voor geeft.
  • Incubator programma: Indien u deelneemt aan het programma SVDJ Incubator, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om cameratoezicht te houden binnen de ruimtes van Spaces voor de beveiliging van de eigendommen, voor het aanmelden en gebruiken van de toegangsbadges en voor het verschaffen van internettoegang.
  • Kredietaanvragen, verleningen en -vaststellingen: Indien u of een mede-aanvrager (evt. namens een rechtspersoon) een krediet vanuit het Tijdelijke Steunfonds Lokale Informatievoorziening heeft aangevraagd, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om uw identiteit vast te kunnen stellen, inhoudelijk over kredietaanvraag te kunnen oordelen, te ageren in of u te kunnen informeren over de voortgang van de kredietaanvraag of -verlening, evt. gelden uit te keren en om u juist te kunnen adresseren.
  • Marketingdoeleinden: Het Stimuleringsfonds kan haar eigen social media-profielen gebruiken voor marketingdoeleinden. Indien u zelf één of meerdere van deze social media-profielen volgt, kan uw social media-account derhalve ook voor deze doeleinden worden gebruikt. Indien u expliciet hebt ingestemd om direct mailings te ontvangen, gebruikt zij uw gegevens om u juist te kunnen adresseren.
  • Medewerkers en bestuursleden: Indien u als medewerker of bestuurslid aan het Stimuleringsfonds verbonden bent, gebruikt zij uw persoonsgegevens voor:
    • het geven van leiding aan de werkzaamheden van u;
    • de behandeling van personeelszaken;
    • het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken, honorarium en/of onkostenvergoedingen;
    • het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van uw dienstverband;
    • uw opleiding, indien deze wordt vergoed door het Stimuleringsfonds;
    • bedrijfsmedische zorg;
    • het bedrijfsmaatschappelijk werk;
    • de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
    • de uitvoering van een voor de u geldende arbeidsvoorwaarde;
    • het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van medewerkers en bestuursleden en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
    • het verlenen van ontslag of decharge;
    • het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;
    • het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
  • Nieuwsbrief: Indien u zich voor de nieuwsbrief heeft aangemeld, gebruikt het Stimuleringsfonds uw gegevens om u juist te kunnen adresseren.
  • Onderzoek: Indien u participeert in een onderzoek van of door het Stimuleringsfonds, door vragen of een vragenlijst in te vullen of te beantwoorden, kan zij uw gegevens anoniem gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek.
  • Opdrachtverlening: Indien u (op basis van een overeenkomst van opdracht) werkzaamheden verricht voor het Stimuleringsfonds, gebruikt zij uw persoonsgegevens voor:
    • het geven van leiding aan de werkzaamheden van u;
    • de behandeling van contractuele afspraken;
    • het uitbetalen van (onkosten)vergoedingen;
    • indien van toepassing: het aanschaffen en gebruik van een Microsoft licentie en/of andere softwareapplicaties.
    • Indien bij de opdrachtverlening de regeling ‘Opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)’ van toepassing is, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om uitbetaalde bedragen op te geven bij de Belastingdienst.
  • Sollicitanten: Indien u voor een aanstelling of benoeming solliciteert, zullen uw persoonsgegevens worden gebruikt om te oordelen over uw geschiktheid voor de betreffende vacante functie of bestuurspositie en de interne controle en de bedrijfsbeveiliging.
  • Subsidieaanvragen, verleningen en -vaststellingen: Indien u of een mede-aanvrager (namens een rechtspersoon of rechtspersoon in oprichting) een subsidie heeft aangevraagd, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om uw identiteit vast te kunnen stellen, inhoudelijk over subsidieaanvragen, de voortgang en afronding van het gesubsidieerde project te kunnen oordelen, te ageren in of u te kunnen informeren over de voortgang van de subsidieaanvraag of -verlening, evt. gelden uit te keren en om u juist te kunnen adresseren.
  • Verbeteren dienstverlening: Het Stimuleringsfonds kan uw gegevens gebruiken om tijdens of na subsidieaanvragen en/of evenementen vragen te stellen over haar dienstverlening.
  • Website van het Stimuleringsfonds (svdj.nl) of enig andere website die door het Stimuleringsfonds wordt gebruikt en waarop naar deze privacyverklaring wordt verwezen (hierna:de website): Indien uw browser deze beschikbaar stelt, gebruikt het Stimuleringsfonds uw persoonsgegevens om uw ervaring tijdens het bezoeken van de website zo optimaal mogelijk te laten zijn, om te analyseren welke webpagina’s op de website (het meest) bezocht worden, hoe bezoekers op de website zijn gekomen, welke zoektermen gebruikt worden in de zoekmachine op de website en voor (re)marketingdoeleinden. Meer hierover vindt u hier in ons cookie statement.
  • Wettelijke verplichting: Indien op grond van de Mediawet, de Wet openbaarheid van bestuur, de Archiefwet, de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen of enig andere wet een wettelijke verplichting op het Stimuleringsfonds hiertoe berust, kan zij verplicht zijn uw persoonsgegevens voor de afhandeling van deze verplichting te verwerken of door te sturen.

Welke persoonsgegevens verwerkt het Stimuleringsfonds?

  • Adviseur adviescommissie: uw naam, adres, woonplaats (hierna: NAW-gegevens), telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer.
  • (Begeleidings)programma’s: uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, evt. alle overige persoonsgegevens die u in uw curriculum vitae hebt verwerkt.
  • Evenementen: uw NAW-gegevens en e-mailadres.
  • Incubator programma: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, MAC-adres en camerabeelden.
  • Kredietaanvragen, verleningen en -vaststellingen: uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeninggegevens, financiële gegevens om de jaaromzet en uitgaven te verifiëren, KvK-nummer (bij zelfstandigen), naam van de volledig tekenbevoegde(n) binnen de rechtsvorm van de aanvragende organisatie.
  • Marketingdoeleinden: uw sociale media-profiel en/of e-mailadres.
  • Medewerkers en bestuursleden:
    • Uw NAW-gegevens;
    • Uw geboortedatum en -plaats;
    • Uw Telefoonnummer en e-mailadres;
    • Uw Bankrekeningnummer en/of andere bankgegevens;
    • Een uniek administratienummer dat aan u gekoppeld wordt;
    • Uw nationaliteit;
    • Uw burgerlijke staat en (indien van toepassing) bij huwelijk en/of geregistreerd partnerschap de datum van het begin en het einde hiervan en de reden van laatstgenoemd einde;
    • Uw gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
    • Uw gegevens betreffende de (neven)functie of de voormalige (neven)functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;
    • Uw uren- en verlofregistratie;
    • Uw arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de bevalling en ziekte;
    • Gegevens die in het belang van u worden opgenomen met het oog op uw arbeidsomstandigheden;
    • Uw gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende uw gezinsleden en voormalige gezinsleden, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
    • Uw gegevens met het oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij u bekend zijn;
    • Andere dan hiervoor bedoelde persoonsgegevens indien deze vrijwillig en uit uzelf aan het Stimuleringsfonds zijn verstrekt.
  • Nieuwsbrief: uw e-mailadres.
  • Onderzoek: de persoonsgegevens die verzameld worden zijn sterk afhankelijk van het onderwerp waar het onderzoek op is gericht.
  • Opdrachtverlening: uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Indien de regeling ‘Opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)’ van toepassing is worden aanvullend hierop de geboortedatum, het BSN-nummer en financiële gegevens verwerkt.
  • Sollicitanten: de persoonsgegevens die u in uw sollicitatiebrief, curriculum vitae en/of verdere communicatie tijdens de sollicitatieprocedure heeft verwerkt.
  • Subsidieaanvragen, verleningen en -vaststellingen: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeninggegevens, KvK gegevens (bij zelfstandigen), alle overige persoonsgegevens die u in uw curriculum vitae hebt verwerkt, financiële gegevens m.b.t uitgaven die onder de subsidie vergoed worden en loonstroken en/of arbeidsovereenkomsten (indien met de subsidie arbeidsplaatsen worden gesubsidieerd en de hoogte van de subsidie hieraan verbonden is). Financiële en organisatorische gegevens die inzicht geven in de bedrijfsvoering van uw organisatie alsmede de financiële gezondheid en/of de jaaromzet te verifiëren (bv. een jaarverslag of jaarrekening).
  • Verbeteren dienstverlening: uw e-mailadres.
  • Website: Uw IP-adres(sen), user agents (browsers, besturingssystemen), gebruikte zoektermen om via externe zoekmachines op de website van het Stimuleringsfonds te komen, gebruikte zoektermen om in de zoekmachine op de website zelf, gebruikte links binnen de website, gebruikte links om op de website te komen. Hiervoor wordt Google Analytics gebruikt, waarvan met de privacy- en securityvoorwaarden door het Stimuleringsfonds na bestudering is ingestemd. Meer hierover vindt u hier in ons cookie statement.
  • Wettelijke verplichting: de minimaal wettelijke verplichte hoeveelheid van uw persoonsgegevens die het Stimuleringsfonds voor handen heeft.

Met wie deelt het Stimuleringsfonds persoonsgegevens

Het Stimuleringsfonds deelt geen persoonsgegevens met andere personen of organisaties, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en/of de uitvoering van een overeenkomst met u. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van het Stimuleringsfonds sluit zij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Het Stimuleringsfonds blijft dan verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Op basis van een wettelijke grondslag kan het Stimuleringsfonds in sommige gevallen verplicht worden om persoonsgegevens te delen met derden; dit geldt bijvoorbeeld voor politie, justitie, toezichthouders en de belastingdienst.

Bewaartermijnen

Het Stimuleringsfonds bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk of wettelijk geregeld is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Per doel hanteren het Stimuleringsfonds de onderstaande bewaartermijnen. Na deze termijnen worden uw gegevens vernietigd, tenzij hieronder uitdrukkelijk wordt vermeld.

  • Adviseur adviescommissie: 7 jaar na het afronden van de werkzaamheden.
  • (Begeleidings)programma’s: 7 jaar na het afronden van het programma.
  • Evenementen: tot na afronding betreffende evenement of een eventueel daaropvolgende evaluatie.
  • Incubator programma:
    • Camerabeelden: 1 maand nadat de beelden zijn opgenomen.
    • Tag toegangscontrole: tot einde programma.
    • WiFi en internettoegang: Tot na intrekken toestemming.
  • Kredietaanvragen, verleningen en -vaststellingen: 7 jaar na afronding van het dossier. Van verleende kredieten wordt het dossier vanwege wettelijke verplichtingen overgedragen aan het Nationaal Archief, waarbij de privacy van de aanvragers zo veel mogelijk gewaarborgd wordt.
  • Marketingdoeleinden: uw sociale media-profiel wordt (op onze social media-accounts) bewaard totdat u het profiel van het Stimuleringsfonds op het betreffende medium niet meer volgt. E-mailadressen worden tot wederopzegging gebruikt.
  • Medewerkers en bestuursleden: 7 jaar na ontslag of uit dienst-/functietreding.
  • Nieuwsbrief: tot wederopzegging.
  • Onderzoek: de onderzoeksdata blijven bewaard voor toekomstige onderzoeken. Het onderzoeksresultaat wordt gepubliceerd via verschillende media, waarbij de data niet herleidbaar is naar specifieke personen. Hetzelfde geldt indien een dataset voor publiek gebruik wordt aangeboden.
  • Opdrachtverlening: 7 jaar na het afronden van de werkzaamheden.
  • Sollicitanten: bij een afwijzing uiterlijk 4 weken na het beëindiging van de sollicitatieprocedure, tenzij u het Stimuleringsfonds uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren voor eventueel toekomstige vacatures. In dat geval: maximaal 1 jaar. Bij in dienst-/functietreding worden uw gegevens bewaard in uw personeelsdossier.
  • Subsidieaanvragen en -verleningen: 7 jaar na afronding van het dossier. Van verleende subsidies wordt het dossier vanwege wettelijke verplichtingen overgedragen aan het Nationaal Archief, waarbij de privacy van de aanvragers zo veel mogelijk gewaarborgd wordt.
  • Verbeteren dienstverlening: tot na afronding evaluatie.
  • Website: In het cookie statementvan het Stimuleringsfonds vindt u meer over de bewaartermijnen van persoonsgegevens die via de website worden ingewonnen.
  • Wettelijke verplichting: tot na de wettelijke bewaartermijnen.

Beveiliging

Het Stimuleringsfonds neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt daarom passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het Stimuleringsfonds zorgt er daarom voor dat alleen medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat ze bij uw persoonsgegevens kunnen – bijvoorbeeld voor het verlenen van een dienst – dat ook kunnen inzien. Daarnaast hebben al medewerkers van het Stimuleringsfonds een geheimhoudingsverklaring getekend. Deze geheimhoudingsverklaring is ook nog van toepassing als zij niet meer werkzaam zijn voor het Stimuleringsfonds.

Verder registreert het Stimuleringsfonds alle datalekken indien deze voorkomen (en alle incidenten die zouden kunnen leiden tot een datalek) en worden deze zorgvuldig afgehandeld. Datalekken zullen worden gemeld bij de toezichthouder en aan u, indien dat van ons verlangd wordt.

Als u het idee hebt dat uw (persoons)gegevens niet goed zijn beveiligd en/of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@svdj.nl.

Wilt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij het Stimuleringsfonds om langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Vragen over privacy?

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 27 maart 2024. Het Stimuleringsfonds kan deze privacyverklaring aanpassen.

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe het Stimuleringsfonds omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@svdj.nl. Aanvullende informatie over hoe het Stimuleringsfonds met persoonsgegevens omgaat kunt u vinden in het privacybeleid en -reglement.

Het Stimuleringsfonds hoopt natuurlijk dat zij uw privacy-gerelateerde vragen goed kan beantwoorden. Mocht u toch niet tevreden zijn met de reactie, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.